NOTRE REGLEMENT DE CERTIFICATION VCA

Version FOR-REC-02_r5

REGLEMENT DE CERTIFICATION

1. Obligations de GALIO & PARTNERS

GALIO & PARTNERS SRL accorde une importance primordiale à recourir à des auditeurs et experts techniques qualifiés et compétents respectant scrupuleusement le processus de réalisation d’audit mis en application pour :

Évaluer le(s) système(s) de management conforme(s) au(x) référentiel(s) applicables et dans la version en vigueur.
Assurer la conduite des audits programmés dans le cadre du cycle de certification désigné.
Émettre un certificat attestant que l’organisme client a mis en œuvre et applique un système de management conforme au référentiel

Lorsqu’applicable, GALIO & PARTNERS SRL informe ses organismes clients certifiés des modifications apportées à ses exigences en matière de certification. En complément, une vérification est effectuée durant l’audit suivant quant à la conformité de l’organisme client certifié vis-à-vis de ces nouvelles exigences.

GALIO & PARTNERS SRL s’engage à tenir à disposition de ses organismes clients, toute information relative à l’octroi ou le refus, l’extension ou la réduction du périmètre, la suspension ou le rétablissement, le retrait ou le renouvellement de la certification.

Au terme de l’audit et en cas de recommandation positive, GALIO & PARTNERS SRL émet à l’organisme client certifié, un certificat attestant de sa conformité au référentiel applicable et dans sa version en vigueur. Ce certificat ne porte que sur les sites / processus / produits concernés.

Le certificat est émis pour la durée du cycle de certification et est renouvelable par périodes successives de même durée pour autant que le système de management audité reste jugé satisfaisant.

Tout certificat émis par GALIO & PARTNERS SRL est incessible.

La validité d’un certificat émis pourrait être remise en cause dans le cas où les critères normatifs de référence ou le règlement de certification se trouvaient modifiés. Dès lors, GALIO & PARTNERS SRL préviendrait l’ensemble des organismes clients certifiées quant aux conséquences relatives à cette situation.

Le(s) rapport(s) d’audit et le(s) certificat(s) émis par GALIO & PARTNERS SRL sont délivrés suivant un canevas standard susceptible d’être modifié, dans le respect de règles définies, par GALIO & PARTNERS SRL sans préavis.

Sous réserve de l’accord de GALIO & PARTNERS SRL, et à la demande de l’organisme client certifié, le certificat peut faire mention des signes de reconnaissance mutuelle, d’agrément.

Cette prestation pourra faire l’objet d’une facturation après accord entre l’organisme client certifié et GALIO & PARTNERS SRL.

En aucun cas, un refus formulé par GALIO & PARTNERS SRL ne donnera droit à quelconque indemnité et n’aura aucun impact sur la demande de certification.

Tout document relatif à la certification (rapport, certificat, …) reste la propriété de GALIO & PARTNERS SRL. Aucune modification, ni altération n’est autorisée.

2. Obligations de l’organisme client

L’organisme client s’engage expressément à :

transmettre à GALIO & PARTNERS SRL des informations/renseignements complets, exacts et sincères ainsi que tout point/toute situation susceptible d’avoir un impact sur le processus de certification. En particulier : mentionner les précédents démarches de certification et leurs aboutissements ou encore le Nom de l’organisme de conseil ou assimilé ;
accepter la présence d’un observateur (p.ex. Auditeur interne « GALIO & PARTNERS SRL » ; Auditeur « Belac » ; Consultant ; Autorités de réglementation) lorsque celle-ci est imposée par les normes internationales, nationales ou par des règlements administratifs dont GALIO & PARTNERS SRL est signataire.

Dans le cadre de l’offre contractuelle, l’organisme client s’engage auprès de GALIO & PARTNERS SRL (en ce compris son équipe d’auditeurs et experts techniques) à coopérer positivement lors des différentes étapes de vérification du respect des règles de certification, de s’acquitter des montants dus et de respecter les dispositions légales.

L’organisme client est dès lors tenu d’/de :

respecter le processus de réalisation des audits et de référence, dans ses moyens de communication (internet, brochures, publicités ou autres documents) au statut de la certification;
mettre à disposition de GALIO & PARTNERS SRL (en ce compris son équipe d’auditeurs et experts techniques) toutes informations documentées de travail et nécessaires pour intervenir dans les délais fixés ;
mettre à disposition de GALIO & PARTNERS SRL (en ce compris son équipe d’auditeurs et experts techniques) les moyens d’accès et de transport aux différents sites à auditer ainsi que toutes les ressources (humaine et matériel) nécessaires pour la bonne exécution des audits ;
s’assurer que l’ensemble des règles de santé et sécurité est conforme aux législations et réglementation en vigueur pour le personnel envoyé par GALIO & PARTNERS SRL dans le cadre de l’exécution des audits ;
s’assurer de l’absence de difficulté empêchant la bonne exécution des audits ;
Autoriser la prise en référence de résultats de contrôles et/ou d’inspections réglementaires effectuées par d’autres organismes ;
transmettre toutes notifications signées, préalablement à tout audit et dans les délais fixés.

Le cas échéant et sans réponse dans ces délais, l’organisme client est réputé accepter les conditions de ces notifications ;

envoyer par recommandé et avec accusé de réception, toute demande de récusation d’auditeur/expert technique et ce, dès la réception de l’information relative à l’équipe d’audit attribuée par GALIO & PARTNERS SRL à la mission concernée.

Dans le cadre de la détention d’une certification, l’organisme client certifié est tenu d’/de :

notifier (au plus tard dans le mois) toute modification importante concernant son identité, son statut juridique, ses effectifs, son organisation, son périmètre de certification, son personnel (y compris les représentants) ayant pouvoir de décision, ses activités et/ou ses produits ou encore l’arrêt d’activité entrant dans le périmètre de certification. Il incombera alors à GALIO & PARTNERS SRL d’évaluer l’incidence de ces modifications sur le maintien du certificat émis ;
autoriser tout audit de surveillance prévu pendant la période de validité du certificat. Le nombre d’audit de surveillance est indiqué dans l’offre contractuelle annexée à ce règlement ;
respecter durant la période de validité du certificat, les exigences du référentiel applicable et dans sa version en vigueur ;
communiquer à GALIO & PARTNERS SRL les plaintes et réclamations, avec les actions mises en œuvre pour y répondre, liées à la certification ;
accepter tout audit complémentaire et exceptionnel et déclenché par GALIO & PARTNERS SRL lorsque des informations, remettant en cause l’attribution du certificat ou en cas de non-respect d’obligations contractuelles, lui sont transmises.

Dans le cas où ces informations se révèlent fondées, les frais de cet audit majorés d’une indemnité équivalente à 2 fois ces frais sont à charge de l’organisme client.

À l’inverse, ces frais d’audit complémentaire et exceptionnel seront pris en charge par GALIO & PARTNERS SRL.

Un refus d’audit complémentaire et exceptionnel de la part de l’organisme client entraîne la suspension voire le retrait de la certification.

L’organisme client informe GALIO & PARTNERS SRL lorsque l’activité à certifier fait l’objet de dispositions réglementaires ou légales (p. ex. déclarer rapidement les accidents graves ou autres procès-verbal d’infraction). Il est bien entendu de son ressort d’assurer le respect de ces dispositions.

L’organisme client s’engage expressément :

à ne pas faire état de sa certification de manière inadéquate ou ambiguë quant à la portée de la certification, et qui nuirait à la réputation de GALIO & PARTNERS SRL ;
à ne faire ou ne permette de faire toute déclaration trompeuse relative à sa certification ;
à n’utiliser ou ne permette d’utiliser, de manière abusive, aucun document de certification dans sa totalité ou en partie ;
à cesser en cas de retrait de sa certification, toute publicité qui se réfère à un statut de certifié, comme exigé par GALIO & PARTNERS SRL ;
à modifier tout objet de publicité lors d’une réduction du périmètre de la certification,
à ne pas faire sous-entendre que sa certification s’applique à des activités et des sites non-couverts par le périmètre de certification.

3. Appels & Plaintes

L’organisme client peut contester une décision de certification en faisant appel et en l’introduisant par courrier recommandé avec accusé de réception.

GALIO & PARTNERS SRL s’engage, lors de la réception d’un appel (client ou toute autre partie intéressée), à réceptionner et examiner l’ensemble des informations nécessaires afin de les valider et de fournir sa décision.

GALIO & PARTNERS SRL s’engage à assumer la responsabilité de toutes les décisions à tous les niveaux du processus de traitement des appels.

GALIO & PARTNERS SRL s’engage à ce que la décision à signifier au plaignant soit prise (ou examinée) et approuvée par une ou des personnes n’ayant pas été impliquées dans l’objet de l’appel.

L’appel d’une décision de certification rendue par GALIO & PARTNERS SRL n’entraîne nullement la suspension de ladite décision.

L’organisme client peut introduire une plainte à l’égard de GALIO & PARTNERS SRL.

GALIO & PARTNERS SRL s’engage, lors de la réception d’une plainte, à réceptionner et examiner l’ensemble des informations nécessaires afin de les valider et de fournir sa décision.

En aucun cas, les analyses et les décisions relatives aux plaintes ne peuvent avoir d’actions discriminatoires envers l’appelant.

GALIO & PARTNERS SRL s’engage à assumer la responsabilité de toutes les décisions à tous les niveaux du processus de traitement des plaintes.

La cas échéant, GALIO & PARTNERS SRL détermine avec l’organisme client certifié et le plaignant, si l’objet de la plainte et son traitement sont rendus publics, et dans l’affirmative, dans quelle mesure.

4. Marques & Logos

GALIO & PARTNERS SRL autorise et encourage ses organismes clients certifiés à utiliser sa marque et son logo et ce dans les limités fixées ci-dessous.

Le logo GALIO & PARTNERS SRL peut:

apparaître dans des brochures, catalogues, articles de presse, dépliants publicitaires, documents publiés par l’organisme client certifié et sur son site internet ou les réseaux sociaux,

Le logo GALIO & PARTNERS SRL ne peut être :

utilisé qu’avec le nom de l’organisme client certifié et des produits ou services mentionnés dans le périmètre d’application de la certification,
utilisé sans une référence claire envers la conformité du système de management de l’organisme client certifié aux exigences du référentiel applicable,
utilisé sur des rapports d’inspection, de laboratoire d’essai, d’étalonnage ou sur tout certificat émis par l’organisme client certifié,
utilisé sur des produits, instruments et autres appareils. Il ne peut être utilisé à des fins d’étiquetage de matériel.

En cas de doute quant à l’utilisation adéquate du logo et/ou de la marque, l’organisme client certifié peut obtenir toute information nécessaire auprès de GALIO & PARTNERS SRL.

GALIO & PARTNERS SRL se réserve le droit de dénoncer les dispositions du présent article afin de protéger ses intérêts et son image sans avoir besoin de motiver sa décision auprès de l’organisme client.

Pour les organismes clients certifiés selon le référentiel VCA, le logo VCA est la propriété du Comité Exécutif des Experts VCA.

C’est l’asbl BeSaCC-VCA qui est mandatée pour son utilisation en Belgique. Seuls les organismes clients certifiés VCA (*, ** ou pétrochimie) peuvent dès lors l’utiliser.

5. Référence à l’accréditation BELAC

GALIO & PARTNERS SRL est tenu de respecter les règles de modalités de référence à son accréditation et à son statut de signataire des accords de reconnaissances mutuelles internationales (comme décrit dans la note BELAC 2-001), à savoir qu’un organisme accrédité est tenu de respecter les dispositions suivantes :

a) il ne peut déclarer qu’il est accrédité que pour les activités pour lesquelles l’accréditation a été délivrée et quand les prestations sont exécutées en conformité avec les exigences d’accréditation ;
b) si un organisme possède plusieurs sites d’exploitation dont au moins un n’est pas accrédité,

seuls les sites accrédités peuvent faire référence à l’accréditation. Lors de l’émission d’un document commun à plusieurs sites , il y a lieu de mentionner clairement (et à proximité de la référence à l’accréditation) quels sites sont accrédités et de signaler que les domaines d’application sont disponibles sur demande ;

c) si une filiale appartenant à un groupe est accréditée, il ne peut y avoir aucune confusion concernant la filiale accréditée. Les communications ne peuvent impliquer les autres filiales non accréditées. Lors de l’émission d’un document commun, la liste des filiales accréditées doit être inclue ;
d) En cas d’accréditation avec des sites à l’étranger, les sites séparés ne peuvent proposer leurs activités d’évaluation de la conformité au marché local que sous le nom de l’organisme accrédité. Les certificats et rapports émis sous accréditation doivent mentionner le nom et l’adresse de l’entité juridique accréditée, sans mention du nom et du logo de l’entité locale. Les offres, contrats, certificats et rapports émis ne peuvent entraîner aucune confusion en ce qui concerne l’identité juridique de l’organisme titulaire de l’accréditation.
e) il ne peut faire référence à l’accréditation d’une manière susceptible de porter préjudice à la réputation de l’organisme d’accréditation ;
f) il ne peut faire aucune déclaration se rapportant à l’accréditation que l’organisme d’accréditation pourrait raisonnablement considérer comme trompeuse ;
g) il ne peut, par le biais de l’accréditation, donner l’impression que l’organisme d’accréditation peut être tenu pour responsable des résultats délivrés par un organisme accrédité ;
h) il ne peut suggérer l’approbation par BELAC d’un instrument étalonné, d’un objet ou produit ou processus soumis à essai, inspection, validation ou vérification ou à certification ;
i) il est tenu de fournir copie du certificat d’accréditation accompagné de la portée d’accréditation (ou de mentionner la possibilité de consulter ces documents sur le site internet

de BELAC) :

– en réponse à toute demande d’information émanant de tiers ;

– en complément à toute offre de service personnalisée se référant à l’accréditation ;

j) aucune référence à l’accréditation d’un organisme impliqué dans les essais ou inspections d’un produit ne peut être associée à ce produit à des fins commerciales, et ce en vue d’éviter toute confusion avec un processus de certification du produit ;
k) il est tenu, en cas de suspension , réduction, renoncement ou retrait, partiels ou totaux, d’informer immédiatement ses clients des faits et de leurs possibles conséquences ;
l) il doit cesser immédiatement de faire tout type de référence à son accréditation dès que celle-ci n’est plus effective (retrait ou renoncement).

Quand l’accréditation n’est plus effective uniquement pour une activité déterminée (retrait ou renoncement partiel), l’interdiction de faire référence à l’accréditation ne vise que cette activité.

Les organismes de certification doivent également s’assurer que leurs clients cessent toute référence à l’accréditation.

En cas de suspension, interdiction momentanée est faite à l’organisme accrédité, pour les activités visées par la suspension :

– de se référer à son statut d’organisme accrédité ;

– d’émettre des rapports couverts par l’accréditation ;

– d’émettre des certificats couverts par l’accréditation dans le cas spécifique de tout nouveau contrat de certification. Cela signifie que l’organisme peut continuer à suivre des contrats existant jusqu’à la fin de la période de suspension ou, le cas échéant, la période de prolongation de contrat.

m) la référence à l’accréditation BELAC ne peut apparaître sur les certificats et rapports si ceux-ci ne contiennent aucun résultat couvert par l’accréditation.

L’accréditation est toujours obligatoire pour les secteurs de certification qui sont couverts par l’accréditation. Les activités éventuellement mentionnées sur le certificat mais qui ne sont pas couvertes par l’accréditation doivent être dûment identifiées.

En cas d’accréditation initiale pour une application ou standard déterminé, l’organisme de certification de systèmes de management, de produits ou de personnes est tenu, dans un délai de un an après la décision d’accréditation, de réémettre les certificats préalablement délivrés sans référence à l’accréditation.

A cet effet, l’organisme de certification doit exécuter une évaluation approfondie visant à confirmer que toutes les exigences d’accréditation sont remplies et ensuite prendre une nouvelle décision. La date de la décision fixe la date d’émission du nouveau certificat, sans modification de la date limite de validité du certificat.

6. Conditions d’utilisation du symbole BELAC

GALIO & PARTNERS SRL est tenu de respecter les règles relatives à l’utilisation du symbole BELAC.

Il y a lieu de différencier le logo BELAC (dont l’utilisation est exclusivement réservée à BELAC) et le symbole BELAC qui peut être utilisé par GALIO & PARTNERS SRL et ses organismes clients certifiés, moyennant le respect des conditions précisées au présent document.

Le logo BELAC fait l’objet d’un dépôt officiel au Bureau BENELUX des Marques (classe 42) et est représenté par la figure ci-dessous :

Ce logo ne peut être utilisé que par BELAC et les membres de son personnel sur les documents et formulaires du système de management et à des fins de communication.

Le symbole BELAC est représenté par le logo BELAC complété par le numéro du certificat d’accréditation de l’organisme, qui reprend une référence adéquate à l’application d’accréditation.

Le symbole BELAC, en tant que moyen de référence à l’accréditation, peut être utilisé par les organismes accrédités, durant la période de validité de leur accréditation, moyennant le respect de l’ensemble des conditions reprises au présent document.

Le symbole ne peut être utilisé par un organisme accrédité que si :

– le logo propre et/ou la dénomination de l’organisme figure(nt) sur le document ;

– le numéro du certificat d’accréditation de l’organisme, qui reprend une référence adéquate à l’application d’accréditation est clairement lisible ;

– la couleur spécifique du symbole, à savoir PANTONE RUBINE RED est respectée. Le symbole peut toutefois être utilisé en noir ou dans la teinte dominante de l’identité de l’entreprise.

Des modèles du symbole sur supports informatiques susceptibles d’être utilisés à des fins de reproduction ou impression peuvent être obtenus auprès du secrétariat BELAC.

Les dimensions normales du symbole, lorsqu’il est imprimé sur des feuilles de format A4 sont celles de la figure représentées si avant.

Ces dimensions peuvent toutefois être modifiées, à condition de :

– respecter la forme carrée et la lisibilité du symbole ;

– restent inférieures aux dimensions du logo propre de l’organisme.

BELAC encourage les clients d’organismes accrédités, par exemple les utilisateurs des services accrédités, à mentionner qu’ils collaborent avec des organismes dont les compétences techniques sont formellement reconnues.

Le respect de modalités spécifiques est néanmoins nécessaire pour éviter tout abus et confusion.

GALIO & PARTNERS SRL est tenu responsable d’informer les organismes clients certifiés de ces modalités et de vérifier la mise en œuvre correcte.

La référence à l’accréditation peut apparaître sur des documents informatifs et publicitaires utilisés par les détenteurs de certificats

émis par un organisme de certification accrédité dans la mesure où leur usage relève directement de l’activité couverte par le certificat.

La référence à l’accréditation ne peut être utilisée par les détenteurs de certificats émis par un GALIO & PARTNERS SRL que si :

– le nom et/ou le logo du détenteur du certificat concerné apparaît sur le document ;

– elle est utilisée en conjonction avec le nom et/ou le logo de l’organisme accrédité ;

– le numéro du certificat d’accréditation de GALIO & PARTNERS SRL apparaît dans le texte ou sous le symbole de BELAC ;

– les dimensions du symbole BELAC sont inférieures aux dimensions du symbole propre de la firme et du symbole de GALIO & PARTNERS SRL.

En aucun cas, le symbole BELAC ne peut apparaître sur des documents du détenteur du certificat, émis par un organisme accrédité dans les situations suivantes :

– des documents généraux mis sur papier à en-tête de l’organisme certifié utilisés à des fins générales;

– sur des documents se rapportant à des activités non couvertes par le certificat.

Un organisme client qui, au cours du processus de certification refuse que BELAC assiste comme observateur à une mission de certification, n’est pas autorisé à faire référence à l’accréditation BELAC.

7. Listing des organismes clients certifiés

Un listing des organismes clients certifiés, suspendus, retirés est tenu à jour et en continu par GALIO & PARTNERS SRL qui le diffuse, sur demande à l’organisme d’accréditation, BELAC, ainsi qu’aux organismes clients intéressés.

GALIO & PARTNERS SRL se réserve le droit d’utiliser et diffuser publiquement, sur tous supports et dans tous médias, ce listing actualisé à la date de diffusion.

En complément, le listing des organismes clients certifiés VCA est transmis au CEdE.

Chaque organisme client certifié VCA est également renseigné sur le site internet www.besacc-vca.be.

8. Confidentialité & Impartialité

GALIO & PARTNERS SRL s’engage à conserver la confidentialité de toutes informations obtenues ou générées durant ses activités d’audit et de certification et ce, pour l’ensemble de son personnel en ce compris, ses auditeurs principaux, auditeurs, experts techniques et commission de certification.

GALIO & PARTNERS SRL met un point d’honneur à ne jamais divulguer à un tiers des informations relatives à un organisme client certifié (ou encore à une personne en particulier) sans leur consentement écrit.

Dans l’hypothèse où GALIO & PARTNERS SRL est tenu par la loi ou autorisé par des dispositions contractuelles (p. ex. avec BELAC) à divulguer des informations confidentielles, il en avise l’organisme client (ou encore la personne en question), sauf si la loi l’interdit.

Toutes informations en lien avec un organisme client, obtenues via d’autres sources que l’organisme client lui-même (ex. plaignant, autorité de réglementation, …) sont considérées par GALIO & PARTNERS SRL comme confidentielles.

GALIO & PARTNERS SRL est un organisme de certification impartial et apporte une importance fondamentale à être perçu comme tel.

Pour y parvenir, la sensibilisation au besoin d’impartialité donnée à son personnel est indispensable.

Chez GALIO & PARTNERS SRL, la confiance se gagne et se maintient via des décisions fondées sur des preuves tangibles de conformité ou non.

En aucun cas les décisions ne sont faussées par d’autres intérêts ou parties.

Une charte reprenant toutes ces mesures est signée par chaque collaborateur dès son entrée en fonction chez GALIO & PARTNERS SRL.

GALIO & PARTNERS SRL ne certifie, en aucun cas, le système de management de la qualité d’un organisme de certification autre.

GALIO & PARTNERS SRL ne propose ou ne fournit, en aucun cas, des conseils en matière de système de management.

GALIO & PARTNERS SRL n’accepte aucune mission de réalisation d’audit interne pour le compte de ses organismes clients certifiés.

En complément, un système de management pour lequel GALIO & PARTNERS a réalisé un audit interne n’est pas audité dans un délai de 2 ans suivant la fin de cette prestation.

GALIO & PARTNERS SRL s’interdit d’effectuer une activité d’audit et de certification d’un système de management d’un organisme client qui a bénéficié de conseils en matière de système de management ou d’audit internes, moins de 2 ans avant la fin des prestations, lorsque sa relation avec l’organisme de conseil constitue une menace inacceptable au regard de son impartialité.

GALIO & PARTNERS SRL se refuse à sous-traiter tout audit de certification à un organisme de conseil en matière de système de management.

GALIO & PARTNERS SRL refuse que ses activités d’audit et de certification soient perçues comme liées aux activités d’un organisme de conseil en matière de système de management.

9. Conditions financières

Le montant dû à GALIO & PARTNERS SRL ainsi que les conditions de paiement sont définis dans l’offre contractuelle annexée à ce règlement.

Les prix mentionnés sont en EUROS hors taxes, TVA en sus au taux légal en vigueur à la date de prestation.

Si pour quelque raison que ce soit, la procédure de certification est arrêtée, les prestations réalisées sont dues ou restent acquises à GALIO & PARTNERS SRL.

En cas d’audit complémentaire et exceptionnel, des frais supplémentaires sont facturés à l’organisme client selon le barème et les conditions en vigueur au moment de l’exécution de cet audit complémentaire.

Lorsqu’un audit est reporté ou annulé unilatéralement par l’organisme client avant la date préalablement planifiée d’un commun accord, celui-ci doit s’acquitter de :

cinquante pour cent (50%) du montant prévu pour l’audit concerné lorsque le délai est inférieur à 5 jours ouvrables ;
cent pour cent (100%) du montant prévu pour l’audit concerné lorsque le délai est inférieur à 2 jours ouvrables.

Les factures émises par GALIO & PARTNERS SRL et relatives à ses prestations sont payables au comptant et dans les 14 jours calendaires de leur date d’envoi aux organismes clients.

Conformément à l’article 1134 du Code Civil, quinze jours après l’échéance, le montant facturé sera majoré de 2% par mois à titre d’intérêts moratoires : la date d’échéance vaut mise en demeure sans sommation conformément aux articles 1139 et 1652 du Code Civil ; il sera dû également en vertu de l’article 1248 du Code Civil, à titre de clause pénale, une indemnité forfaitaire de 15 %avec un minimum de 50 €.

En cas de litige, les tribunaux de « Bruxelles » sont seuls compétents.

En outre et en cas de facture non réglée par un organisme client, GALIO & PARTNERS SRL se réserve le droit de suspendre le certificat délivré.

10.Durée offre contractuelle signée

L’offre contractuelle signée entre en vigueur à la date de signature par l’organisme client.

Le certificat émis, après décision de certification rendue par la Commission de Certification, est octroyé pour trois ans.

Cette offre peut être dénoncée moyennant le respect d’un préavis de six mois avant le terme d’échéance par courrier recommandé avec accusé de réception uniquement.

L’acceptation de l’offre contractuelle de renouvellement par l’organisme client vaut reconduction expresse.

11. Réduction du périmètre, suspension et retrait de certification

L’usage du logo et des certificats émis par GALIO & PARTNERS SRL fait l’objet d’un contrôle régulier (et quoi qu’il arrive au minimum lors de chaque audit) et ce dans le but d’en protéger la valeur dans l’intérêt général et celui des organismes clients certifiés.

En cas de constatation illicite, intentionnelle ou non, du logo et/ou du certificat, l’organisme client certifié est contacté afin de prendre les mesures nécessaires pour remédier à l’infraction.

En fonction de la gravité des faits reprochés, la Commission de Certification de GALIO & PARTNERS SRL peut décider de suspendre ou retirer le certificat.

La décision quant à la publication de l’infraction est également tranchée.

En outre, l’organisme client certifié peut être passible de poursuites pénales.

La certification d’un organisme client certifié par GALIO & PARTNERS SRL peut être suspendue dans les cas suivants et pour une période limitée :

manquement fréquent ou grave du système de management certifié vis-à-vis du respect aux exigences de certification (en ce compris celles liées à l’efficacité) ;
utilisation abusive de renseignements relatifs à la certification (logo, certificat …) ;
non-respect de l’échéancier défini pour la réalisation des audits (surveillance ou renouvellement) durant le cycle de certification ;
demande volontaire de suspension faite par l’organisme client certifié ;
conditions de paiement des prestations réalisées non respectées par l’organisme client certifié.

GALIO & PARTNERS SRL peut suspendre ou réduire le périmètre de certification d’un organisme client certifié lorsque la mise en application des actions pour remédier aux non-conformités n’a pu être vérifiée dans les 3 mois.

Si dans les 3 mois suivants, GALIO & PARTNERS SRL n’est pas en mesure de lever une suspension de certificat d’un organisme client certifié, le périmètre de certification concerné par la non-conformité est retirer ou réduit.

GALIO & PARTNERS SRL retire la certification d’un organisme client certifié lorsque :

les actions correctives mises en place pour éliminer les non-conformités décelées s’avèrent inadaptées ou n’ont pas été réalisées dans les délais prévus ;
lorsque le retrait est demandé, de manière volontaire, par l’organisme client certifié.

En cas de manquement grave au respect de exigences de la certification pour certains éléments relevant du périmètre de certification, GALIO & PARTNERS SRL peut réduire le périmètre de certification en vue d’exclure les éléments non-conformes aux exigences.

Que ce soit dans le cadre d’une décision de réduction, d’un suspension ou encore d’un retrait de certification, GALIO & PARTNERS SRL notifie à l’organisme client certifié qu’il doit stopper toute utilisation des certificats et des logos ainsi que cesser toute publicité s’y référant.

En cas de retrait, il est demandé à l’organisme client de détruire son certificat.

Nonobstant la réduction du périmètre et/ou la suspension et/ou le retrait du certificat, l’intégralité des honoraires souscrits dans l’offre contractuelle signée reste dus et le solde en devient exigible au moment de la dite notification de réduction/suspension/retrait.

12.Résiliation

GALIO & PARTNERS SRL a la faculté de résilier de plein droit, sans préavis ni indemnité (au bénéfice de l’organisme client), l’offre contractuelle signée par l’organisme client :

lorsque l’organisme client est directement ou non impliqué dans des évènements de nature à porter atteinte directement ou non aux intérêts de GALIO & PARTNERS SRL ;
lorsque le certificat est retiré ou non renouvelé ;
lorsqu’une décision de suspension ou de retrait est prononcée contre l’organisme client certifié ;
en cas de cessation d’activité de certification par GALIO & PARTNERS SRL;
en cas d’entrée en vigueur d’une norme nationale, internationale ou d’une directive européenne ayant une influence sur l’offre contractuelle signée par l’organisme client.

Toute résiliation d’une offre contractuelle signée entraîne le retrait du certificat.

Toute résiliation d’une offre contractuelle signée par un organisme client et non motivée par une absence de respect de obligations, manifeste et entrainant de graves préjudices pour l’organisme client, de GALIO & PARTNERS SRL, entraîne un renoncement des montants déjà préalablement versés par l’organisme client, le paiement de la totalité des montants restants dus mentionnés dans l’offre contractuelle signée, le tout majoré d’une indemnité forfaitaire de trois mille euros (3000€).

13.Envoi de document par la poste

Toute demande d’envoi de document par la poste sera facturée avec un minimum de 15€ HTVA. Les demandes par voie électronique restent gratuites pour toutes demandes ne dépassant pas 15 minutes de génération, si votre demande engendre un temps dépassant 15 minutes, une prestation sera facturée au client sur base d’un taux horaire.

PROCESSUS DE CERTIFICATION

Soumission d’une demande de certification par un organisme

Tout organisme intéressé par les services de GALIO & PARTNERS SRL pour assurer la certification de son système effectue une demande (e-mail ; téléphone ; formulaire de demande d’offre de certification).

Le formulaire de demande d’offre de certification complété par l’organisme demandeur et les autres documents demandés (p.ex. organigramme, liste processus,…) sont transmis à GALIO & PARTNERS SRL afin qu’une offre contractuelle soit rédigée (en tenant compte des notes IAF et/ou BELAC permettant notamment de déterminer le nombre d’hommes-jours à prévoir.

L’offre contractuelle (reprenant la version de la norme applicable, l’(es) entité(s) concernée(s), le périmètre de certification, les temps d’audit et les tarifs) est communiquée à l’organisme demandeur.

En cas d’accord, l’organisme retourne l’offre contractuelle signée ainsi que le règlement de certification annexé.

{Remarque}

Tout système de gestion SSE doit être implémenté depuis trois mois minimum avant la demande la certification VCA/LSC.

Possibilité d’un pré-audit (optionnel) préalable à la certification initiale

Le pré-audit est une évaluation factuelle relative à l’état de préparation du système au regard des exigences du référentiel.

Le pré-audit fait l’objet d’un plan d’audit avec la date, la durée (maximum 1/3 de la durée de l’audit de certification initial) ainsi que l’identification de l’équipe d’audit compétente désignée.

Le pré-audit est réalisé sur site et fait l’objet d’un rapport identifiant clairement les manquements décelés en vue d’être conforme aux exigences du référentiel.

Il est à noter que le pré-audit est basé sur un processus d’échantillonnage des informations disponibles.

Des manquements peuvent donc exister sans avoir été décelés.

2. Gestion et préparation de la certification initiale / réalisation des audits

À la réception de l’offre contractuelle signée, l’équipe d’audit est désignée en fonction des compétences nécessaires pour la mission.

L’équipe d’audit est composée d’un ou plusieurs auditeurs (auditeur principal, un ou plusieurs auditeurs et un expert technique si nécessaire) et ce en fonction de la taille et de la complexité de l’organisme client.

Un audit de certification initial est mené en 2 phases (1^re phase et 2^nd phase).

La 1^re phase de l’audit de certification a pour objectif de vérifier que toutes les exigences du référentiel sont rencontrées.

Afin de préparer sa mission, l’équipe d’audit prend connaissance des documents transmis par l’organisme client.

Un plan pour la 1^re phase de l’audit de certification (reprenant notamment la date, la durée, l’identification de l’équipe d’audit, les processus et les fonctions auditées) est élaboré et transmis à l’organisme client.

La 1^re phase de l’audit de certification débute par une réunion d’ouverture permettant à l’équipe d’audit de se présenter et d’exposer le déroulement de la certification.

La revue documentaire est ensuite effectuée en s’assurant de l’implémentation correcte du système (p. ex. identification des processus, SWOT, analyse des risques, politique, objectifs définis, respect des exigences réglementaires et légales, traitement des plaintes, audits internes et revue de direction planifiés et réalisés).

À la fin de l’audit, le plan pour la 2^nde phase de l’audit est établi.

Les manquements constatés et qui doivent être traités avant la 2^nd phase sont exposés, lors de la réunion de clôture, par l’équipe d’audit.

Le rapport rédigé ainsi que le plan pour la seconde phase sont transmis à l’organisme client dans les 7 jours ouvrables.

La 2^nd phase de l’audit de certification débute par une réunion d’ouverture permettant à l’équipe d’audit de se présenter, mais aussi de confirmer le plan d’audit prévu et, au besoin, de l’ajuster.

Durant la 2^nd phase de l’audit de certification, l’équipe d’audit s’assure sur base d’entretiens avec les personnes impliquées dans les processus que le système décrit est réellement mis en application et est efficace et en vérifiant entre autres :

les informations et preuves de conformité vis-à-vis de toutes les exigences du référentiel,
Maîtrise opérationnelle des processus,
Audits internes et revues de direction,
Revue des performances du système relatives à la satisfaction des exigences réglementaires, légales et contractuelles,
Surveillance, mesure et revue des performances relatives aux objectifs de performance,
Engagement de la direction vis-à-vis des politiques,

Un résumé des manquements constatés (Non-Conformités) ainsi que des points positifs et d’attention est exposé par l’équipe d’audit lors de la réunion de clôture.

L’équipe d’audit clôture en émettant sa recommandation quant à la certification.

L’équipe d’audit rédige un rapport d’audit reprenant les coordonnées de l’organisme client, le périmètre d’application de la certification, l’identification des processus et des personnes audités, les manquements constatés (non-conformités), les points d’attention et positifs ainsi que la conclusion et la recommandation de l’équipe d’audit vis-à-vis de la Commission de Certification.

Le rapport est rédigé par l’équipe d’audit dans les 7 jours ouvrables et transmis à l’organisme client dans les 15 jours ouvrables (à compter de la réception du plan d’actions acceptable pour remédier aux non-conformités décelées).

{Remarque 1}

Les non‐conformités identifiées durant un audit sont classées en 2 catégories : Majeures et Mineures.

Non‐conformité Majeure :

Non‐satisfaction d’une exigence qui affecte la capacité du système de management à atteindre les résultats escomptés comme p.ex. :

absence de documentation essentielle ou de mise en œuvre d’une ou de plusieurs exigences du référentiel ;
manquement significatif vis‐à‐vis des exigences spécifiques du référentiel ;
absence ou plan inadapté ou manque de moyens pour atteindre les objectifs fixés ou tout autre résultat escompté ;
non‐respect de la législation ;
usage abusif des logos et certificats ;
accumulation de non‐conformités mineures mettant en cause l’efficacité du système.

Non‐conformité mineure :

Non‐satisfaction d’une exigence qui n’affecte pas la capacité du système de management à atteindre les résultats escomptés comme p. ex. :

documentation ou mise en œuvre incomplète d’une ou plusieurs exigences du référentiel qui ne met pas en danger le fonctionnement du système ;
existence d’un manquement qui n’empêche pas le bon fonctionnement du système ;
manque de preuves de la conformité d’une partie du système vis‐à‐vis du référentiel ;
accumulation de remarques qui n’empêche pas le bon fonctionnement du système.

L’organisme client doit transmettre son plan d’actions, pour remédier (dans un délai raisonnable et adapté) aux non‐ conformités décelées, dans les 14 jours calendrier.

En cas de non‐conformité majeure (NCM) :

Si ce plan n’est pas accepté par l’Équipe d’audit, l’organisme client doit en établir un nouveau acceptable.

L’efficacité de ce plan est alors vérifiée lors d’un audit de révision, qui doit être fixé, au plus tard, dans les 3 mois

Si les résultats sont négatifs, le certificat est alors retiré.

En cas de non‐conformité mineure (NCm) :

Si ce plan n’est pas accepté par l’Équipe d’audit, l’organisme client doit en établir un nouveau acceptable.

L’efficacité de ce plan est vérifiée lors du prochain audit de surveillance.

{Remarque 2}

Tout rapport de certification VCA/LSC comprend les questions obligatoires et complémentaires ainsi que la recommandation du Coordinateur VCA. Les statistiques d’accidents y sont également reprises.

{Remarque 3}

Les 1re et 2me phase de l’audit de certification peuvent être réalisées en même temps.

Lors d’un audit VCA*, les 1re et 2me phases de l’audit de certification sont réalisées en même temps.

3. Gestion et préparation de la surveillance annuelle / réalisation des audits

L’audit de surveillance est un audit sur site planifié annuellement et qui prend en considération les modifications survenues durant l’année.

En règle générale et par défaut, 2 audits de surveillance sont prévus sur le cycle de certification.

{Remarque 1}

Le premier audit de surveillance doit être effectué dans les 12 mois qui suivent la date de décision de la certification.

L’audit de surveillance est mené de manière identique à celle de l’audit de certification.

L’audit de surveillance fait donc également l’objet d’un rapport rédigé par l’équipe d’audit dans les 7 jours ouvrables et transmis au client dans les 15 jours ouvrables (à compter de la réception du plan d’actions acceptable pour remédier aux éventuelles non-conformités décelées).

{Remarque 2}

Lorsque des manquements pouvant mettre en péril le fonctionnement du système de management concerné par la certification sont identifiés, GALIO & PARTNERS SRL peut décider de mesures allant jusqu’à la suspension voir le retrait du certificat.

{Remarque 3}

Des audits de révision (complémentaires) peuvent être planifiés en cas :

de modification(s) importante(s) du système de management (nouvelles activités, …),
de suspension à la suite de non-conformités (VCA) Majeures (ISO) constatées lors d’audits de surveillance,
d’incident sérieux en lien avec la sécurité et/ou la santé (accident grave),
de plaintes émises (par une tierce partie),
de non-respect sérieux de la législation,
de l’usage abusif des logos et autres certificats.

Ces audits de révision, de par leur nature, doivent être réalisés avec un préavis très court. De ce fait, et en l’absence de possibilité d’objection par l’organise client, GALIO & PARTNERS SRL s’assure d’apporter un soin particulier à la désignation de l’équipe d’audit.

Tout audit de révision ne porte que sur le (les) point(s) ayant entraîné(s) cet audit.

Si lors de ces audits de révision, la résolution des manquements n’est pas actée, le retrait du certificat peut être décidé ou selon les cas, une réduction du périmètre de certification.

Gestion et préparation du renouvellement de certification / réalisation des audits

L’audit de renouvellement de certification est un audit basé sur le même processus que celui d’un audit de certification initiale et qui doit être réalisé dans les 2 mois avant la date d’échéance du certificat.

Dans le cas d’un audit de renouvellement, le plan d’audit est établi en prenant en considération la connaissance, la complexité et le niveau d’efficacité du système de management ainsi que des résultats des audits précédents.

4. Commission de Certification

Les membres désignés pour la Commission de Certification vérifient la documentation communiquée mais également :

si l’argumentaire repris dans le(s) rapport()s est(sont) suffisant(s) pour s’assurer que le système est en place, efficient et maintenu, qu’il répond aux exigences du système, qu’il tient compte de la réglementation applicable et qu’il permet d’atteindre les objectifs ;
la clôture des non-conformités (VCA) Majeures (ISO) ;
- que les non‐conformités mineures (ISO) ne mettent pas en cause le fonctionnement des systèmes et que les plans d’actions présentés pour y remédier sont pertinents ;
que les auditeurs sont qualifiés pour la(les) activité(s) certifiées ;
que les durées des temps d’audit sont respectées comme décrit dans la PRO-REC-00 « Revue de Contrat »;
que le(s) rapport(s) est(sont) rédigé(s) conformément aux procédures en vigueur ;
que le nombre de projets et de sites visités, en fonction du nombre de projets et de sites de travail simultanés ouverts pour la check-list VCA 2017/6.0, est conforme au tableau 4, repris dans la check-list VCA 2017/6.0 annexe D ;
que les statistiques d’accidents sont suivies pour les systèmes VCA (site internet de l’Agence Fédérale Des Risques Professionnels {FEDRIS}) ;
que toutes les questions obligatoires sont répondues positivement et 4 des 8 questions complémentaires pour le VCA** et 1 des 2 questions complémentaires pour le VCA pétrochimie version 2017/6.0 ;
que le scope/périmètre de la certification n’a pas été modifié pendant la période de validité du certificat ;
si l’émission d’un nouveau certificat est nécessaire ou non.

Si des explications sont nécessaires pour la bonne compréhension, elles sont transmises à l’équipe d’audit.

Si les réponses ne sont pas jugées suffisantes, le certificat ne sera pas octroyé ou prolongé.

Les certificats en cours peuvent être suspendus ou retirés.

L’équipe d’audit devra mentionner les conclusions et la recommandation du rapport.

Lorsqu’accordé par la Commission de Certification, le(s) certificat(s) est(sont) établi(s) à la date de cette Commission, signé(s) par le Directeur Opérationnel et transmis à l’organisme client.

Un certificat est émis à la date de la Commission de Certification et pour une période de 3 ans moins 1 jour.

5. Demande d’extension du périmètre de certification faite par un organisme client

Tout organisme client certifié par GALIO & PARTNERS SRL peut introduire, par écrit et durant la période de validité du certificat, une demande d’extension de son scope/ périmètre de certification.

En fonction de sa nature et de sa complexité, une demande d’extension reçue fait l’objet d’une évaluation et d’une approbation par GALIO & PARTNERS SRL.

Différents types d’évaluation existent en fonction de la demande d’extension :

administrative : révision des documents de certification effectuée par le Gestionnaire de Dossiers (avec appel à l’équipe d’audit si nécessaire). Cette évaluation s’effectue uniquement lorsque les nouvelles activités sont déjà couvertes par les dispositions organisationnelles et techniques utilisées par l’organisme client certifié ;

documentaire : révision des documents de certification effectuée par l’équipe d’audit. Cette évaluation s’effectue lorsque les nouvelles activités sont déjà couvertes par les dispositions organisationnelles et techniques utilisées par l’organisme client certifié, mais qu’une vérification d’aspects techniques spécifiques doit être réalisée.

Pour ce type d’évaluation, l’émission d’une nouvelle offre spécifique peut être nécessaire en fonction de la complexité.

sur site : lorsque l’extension demandée ne peut être couverte par les 2 évaluations citées ci-dessus.

Ce type d’extension peut, notamment, porter sur :

le passage à un autre niveau du référentiel VCA => * ; ** ou Pétrochimie (p. ex. un organisme client qui désire effectuer le passage de son système de gestion SSE suivant le VCA* vers le VCA**) ;
extension du périmètre à une (ou plusieurs) autre(s) division(s) de l’organisme client ;
extension du périmètre à des sièges d’exploitation géographiquement séparés.

Pour ce type d’évaluation, l’émission d’une nouvelle offre spécifique est nécessaire.

Pour autant que le programme initial ne soit pas affecté, une visite d’extension peut être combinée à une visite de surveillance ou encore de renouvellement.

Lorsqu’une demande d’extension est évaluée positivement par la Commission de Certification, les documents relatifs à cette certification sont mis à jour, mais sans modifier la date de validité du certificat, ni le programme d’audits du cycle en cours.