Version FOR-REC-02_RèglementCertificat°_r1

REGLEMENT DE CERTIFICATION

§1. Obligations de GALIO & PARTNERS

GALIO & PARTNERS SA accorde une importance primordiale à recourir à des auditeurs et experts techniques qualifiés et compétents respectant scrupuleusement le processus de réalisation d’audit mis en application pour :
– Évaluer le(s) système(s) de management conforme(s) au(x) référentiel(s) applicables et dans la version en vigueur.
– Assurer la conduite des audits programmés dans le cadre du cycle de certification désigné.
– Émettre un certificat attestant que l’organisme client a mis en œuvre et applique un système de management conforme au référentiel applicable.
GALIO & PARTNERS SA s’engage à tenir à disposition de ses organismes clients, toute information relative à l’octroi ou le refus, l’extension ou la réduction du scope, la suspension ou le rétablissement, le retrait ou le renouvellement de la certification. Lorsqu’applicable, GALIO & PARTNERS SA informe ses organismes clients certifiés des modifications apportées à ses exigences en matière de certification. En complément, une vérification est effectuée durant l’audit suivant quant à la conformité de l’organisme client certifié vis-à-vis de ces nouvelles exigences.
Au terme de l’audit et en cas de recommandation positive, GALIO & PARTNERS SA émet à l’organisme client certifié, un certificat attestant de sa conformité au référentiel applicable et dans sa version en vigueur. Ce certificat ne porte que sur les sites / processus
/ produits concernés.
Le certificat est émis pour la durée du cycle de certification et est renouvelable par périodes successives de même durée pour autant que le système de management audité reste jugé satisfaisant.
Tout certificat émis par GALIO & PARTNERS SA est incessible.
La validité d’un certificat émis pourrait être remise en cause dans le cas où les critères normatifs de référence ou le règlement de certification se trouvaient modifiés. Dès lors, GALIO & PARTNERS SA préviendrait l’ensemble des organismes clients certifiées quant aux conséquences relatives à cette situation.
Le(s) rapport(s) d’audit et le(s) certificat(s) émis par GALIO & PARTNERS SA sont délivrés suivant un canevas standard susceptible d’être modifié, dans le respect de règles définies, par GALIO & PARTNERS SA sans préavis.
Sous réserve de l’accord de GALIO & PARTNERS SA, et à la demande de l’organisme client certifié, le certificat peut faire mention des signes de reconnaissance mutuelle, d’agrément.
Cette prestation pourra faire l’objet d’une facturation après accord entre l’organisme client certifié et GALIO & PARTNERS SA.
En aucun cas, un refus formulé par GALIO & PARTNERS SA ne donnera droit à quelconque indemnité et n’aura aucun impact sur la demande de certification.
Tout document relatif à la certification (rapport, certificat, …) reste la propriété de GALIO & PARTNERS SA. Aucune modification, ni altération n’est autorisée.

 

§2. Obligations de l’organisme client

L’organisme client s’engage expressément à :
 transmettre à GALIO & PARTNERS SA des informations/renseignements complets, exacts et sincères ainsi que tout point/toute situation susceptible d’avoir un impact sur le processus de certification. En particulier : mentionner les précédents démarches de certification et leurs aboutissements ou encore le Nom de l’organisme de conseil ou assimilé ;
 accepter la présence d’un observateur (p.ex. Auditeur interne « GALIO & PARTNERS SA » ; Auditeur « Olas » ; Consultant ; Autorités de réglementation) lorsque celle‐ci est imposée par les normes internationales, nationales ou par des règlements administratifs dont GALIO & PARTNERS SA est signataire.
Dans le cadre de l’offre contractuelle, l’organisme client s’engage auprès de GALIO & PARTNERS SA (en ce compris son équipe d’auditeurs et experts techniques) à coopérer positivement lors des différentes étapes de vérification du respect des règles de certification, de s’acquitter des montants dus et de respecter les dispositions légales.
L’organisme client est dès lors tenu d’/de :
 respecter le processus de réalisation des audits et de référence, dans ses moyens de communication (internet, brochures, publicités ou autres documents) au statut de la certification ;

 mettre à disposition de GALIO & PARTNERS SA (en ce compris son équipe d’auditeurs et experts techniques) toutes informations documentées de travail et nécessaires pour intervenir dans les délais fixés ;
 mettre à disposition de GALIO & PARTNERS SA (en ce compris son équipe d’auditeurs et experts techniques) les moyens d’accès et de transport aux différents sites à auditer ainsi que toutes les ressources (humaine et matériel) nécessaires pour la bonne exécution des audits ;
 s’assurer que l’ensemble des règles de santé et sécurité est conforme aux législations et réglementation en vigueur pour le personnel envoyé par GALIO & PARTNERS SA dans le cadre de l’exécution des audits ;
 s’assurer de l’absence de difficulté empêchant la bonne exécution des audits ;
 Autoriser la prise en référence de résultats de contrôles et/ou d’inspections réglementaires effectuées par d’autres organismes ;
 transmettre toutes notifications signées, préalablement à tout audit et dans les délais fixés.
Le cas échéant et sans réponse dans ces délais, l’organisme client est réputé accepter les conditions de ces notifications ;
 envoyer par recommandé et avec accusé de réception, toute demande de récusation d’auditeur/expert technique et ce, dès la réception de l’information relative à l’équipe d’audit attribuée par GALIO & PARTNERS SA à la mission concernée.
Dans le cadre de la détention d’une certification, l’organisme client certifié est tenu d’/de :
 notifier (au plus tard dans le mois) toute modification importante concernant son identité, son statut juridique, ses effectifs, son organisation, son scope de certification, son personnel (y compris les représentants) ayant pouvoir de décision, ses activités et/ou ses produits ou encore l’arrêt d’activité entrant dans le scope de certification. Il incombera alors à GALIO & PARTNERS SA d’évaluer l’incidence de ces modifications sur le maintien du certificat émis ;
 autoriser tout audit de surveillance prévu pendant la période de validité du certificat. Le nombre d’audit de surveillance est indiqué dans l’offre contractuelle annexée à ce règlement ;
 respecter durant la période de validité du certificat, les exigences du référentiel applicable et dans sa version en vigueur ;
 communiquer à GALIO & PARTNERS SA les plaintes et réclamations, avec les actions mises en œuvre pour y répondre, liées à la certification ;
 accepter tout audit complémentaire et exceptionnel et déclenché par GALIO & PARTNERS SA lorsque des informations, remettant en cause l’attribution du certificat ou en cas de non‐respect d’obligations contractuelles, lui sont transmises.
Dans le cas où ces informations se révèlent fondées, les frais de cet audit majorés d’une indemnité équivalente à 2 fois ces frais sont à charge de l’organisme client.
À l’inverse, ces frais d’audit complémentaire et exceptionnel seront pris en charge par GALIO & PARTNERS SA.
Un refus d’audit complémentaire et exceptionnel de la part de l’organisme client entraîne la suspension voire le retrait de la certification.
L’organisme client informe GALIO & PARTNERS SA lorsque l’activité à certifier fait l’objet de dispositions réglementaires ou légales (p.ex. déclarer rapidement les accidents graves ou autres procès-verbal d’infraction dans le cas d’une certification ISO 45001). Il est bien entendu de son ressort d’assurer le respect de ces dispositions. L’organisme client s’engage expressément :
 à ne pas faire état de sa certification de manière inadéquate ou ambiguë quant à la portée de la certification, et qui nuirait à la réputation de GALIO & PARTNERS SA ;
 à ne faire ou ne permette de faire toute déclaration trompeuse relative à sa certification ;
 à n’utiliser ou ne permette d’utiliser, de manière abusive, aucun document de certification dans sa totalité ou en partie ;
 à cesser en cas de retrait de sa certification, toute publicité qui se réfère à un statut de certifié, comme exigé par GALIO & PARTNERS SA ;
 à modifier tout objet de publicité lors d’une réduction du périmètre de la certification,
 à ne pas faire sous‐entendre que sa certification s’applique à des activités et des sites non‐couverts par le périmètre de certification.

§3. Appels & Plaintes

L’organisme client peut contester une décision de certification en faisant appel et en l’introduisant par courrier recommandé avec accusé de réception.
GALIO & PARTNERS SA s’engage, lors de la réception d’un appel (client ou toute autre partie intéressée), à réceptionner et examiner l’ensemble des informations nécessaires afin de les valider et de fournir sa décision.
GALIO & PARTNERS SA s’engage à assumer la responsabilité de toutes les décisions à tous les niveaux du processus de traitement des appels.
GALIO & PARTNERS SA s’engage à ce que la décision à signifier au plaignant soit prise (ou examinée) et approuvée par une ou des personnes n’ayant pas été impliquées dans l’objet de l’appel.
L’appel d’une décision de certification rendue par GALIO & PARTNERS SA n’entraîne nullement la suspension de ladite décision.

L’organisme client peut introduire une plainte à l’égard de GALIO & PARTNERS SA.
GALIO & PARTNERS SA s’engage, lors de la réception d’une plainte, à réceptionner et examiner l’ensemble des informations nécessaires afin de les valider et de fournir sa décision.
En aucun cas, les analyses et les décisions relatives aux plaintes ne peuvent avoir d’actions discriminatoires envers l’appelant.
GALIO & PARTNERS SA s’engage à assumer la responsabilité de toutes les décisions à tous les niveaux du processus de traitement des plaintes.
GALIO & PARTNERS SA s’engage à ce que la décision à signifier au plaignant soit prise (ou examinée) et approuvée par une ou des personnes n’ayant pas été impliquées dans l’objet de la plainte.
La cas échéant, GALIO & PARTNERS SA détermine avec l’organisme client certifié et le plaignant, si l’objet de la plainte et son traitement sont rendus publics, et dans l’affirmative, dans quelle mesure.

 

§4. Marques & Logos

GALIO & PARTNERS SA autorise et encourage ses organismes clients certifiés à utiliser sa marque et son logo et ce dans les limités fixées ci‐dessous.
Le logo GALIO & PARTNERS SA peut:
– apparaître dans des brochures, catalogues, articles de presse, dépliants publicitaires, documents publiés par l’organisme client certifié et sur son site internet ou les réseaux sociaux,
Le logo GALIO & PARTNERS SA ne peut être :
– utilisé qu’avec le nom de l’organisme client certifié et des produits ou services mentionnés dans le scope d’application de la certification,
– utilisé sans une référence claire envers la conformité du système de management de l’organisme client certifié aux exigences du référentiel applicable,
– utilisé sur des rapports d’inspection, de laboratoire d’essai, d’étalonnage ou sur tout certificat émis par l’organisme client certifié,
– utilisé sur des produits, instruments et autres appareils. Il ne peut être utilisé à des fins d’étiquetage de matériel.

En cas de doute quant à l’utilisation adéquate du logo et/ou de la marque, l’organisme client certifié peut obtenir toute information nécessaire auprès de GALIO & PARTNERS SA.

GALIO & PARTNERS SA se réserve le droit de dénoncer les dispositions du présent article afin de protéger ses intérêts et son image sans avoir besoin de motiver sa décision auprès de l’organisme client.

 

§5. Conditions d’utilisation de la marque OLAS

GALIO & PARTNERS SA est tenu de respecter les règles relatives à l’utilisation de la marque OLAS (voir annexe
« A003 – Règles d’utilisation du logo et de la marque d’accréditation OLAS »).
Il y a lieu de différencier le logo OLAS (dont l’utilisation est exclusivement réservée à OLAS) et la marque OLAS qui peut être utilisé par GALIO & PARTNERS SA, moyennant le respect des conditions précisées au présent document.
Le logo OLAS fait l’objet d’un dépôt à l’office Benelux de la Propriété Intellectuelle (OBPI) (classe 42) et est représenté par la figure ci‐ dessous :

Ce logo ne peut être utilisé que par OLAS et les membres de son personnel sur les documents et formulaires du système de management et à des fins de communication.
La marque OLAS est représentée par le logo OLAS complété par le numéro d’accréditation de l’organisme, qui reprend une référence adéquate à l’application d’accréditation.
La marque OLAS, en tant que moyen de référence à l’accréditation, peut être utilisée par GALIO & PARTNERS SA, durant la période de validité de son accréditation, moyennant le respect de l’ensemble des conditions reprises à l’annexe « A003 – Règles d’utilisation du logo et de la marque d’accréditation OLAS ».
Les marques OLAS personnalisées, utilisables à des fins de reproduction ou d’impression, sont fournies par l’OLAS aux OEC accrédités.
‐ la couleur spécifique de la marque OLAS est, sauf dérogation PANTONE 287. Elle peut toutefois être utilisée en noir et blanc,
‐ les dimensions normales de la marque OLAS sont 25,4 mm * 77,9 mm (lorsqu’imprimée sur une feuille format A4). Ces dimensions peuvent être modifiées, à condition de :
 rester homothétiques à la marque OLAS initiale,
 rester lisibles sur le support concerné,
 rester inférieures aux dimensions propres du logo de GALIO & PARTNERS SA si celui‐ci est apposé sur la même page.
 La marque OLAS doit être utilisée par GALIO & PARTNERS SA et ce, pour démontrer la reconnaissance de leurs compétences par l’OLAS.
 La marque OLAS ne peut pas être utilisée par GALIO & PARTNERS SA tant qu’il demeure candidat à l’accréditation.
 La marque OLAS doit figurer sur :
o les certificats ou rapports émis par GALIO & PARTNERS SA qui concernent les activités couvertes par son accréditation,
o tout certificat ou rapport associant des résultats de certification de domaines couverts par l’accréditation, à des résultats non couverts par l’accréditation. Dans ce cas, GALIO & PARTNERS SA identifie clairement les résultats couverts et non couverts par son accréditation.
 En cas de suspension et par dérogation aux dispositions décrites ci‐dessus, l’OLAS peut autoriser un Organisme d’Évaluation de Conformité (OEC) à continuer d’utiliser du papier à en‐tête ou tout document promotionnel portant la marque OLAS ou faisant référence à l’accréditation, dans des conditions et pour une durée formellement précisées par l’OLAS. En aucun cas la marque OLAS ne peut continuer à figurer sur les certificats ou rapports émis par un OEC dont l’accréditation a été suspendue.
 Dans le cas où un OEC est accrédité pour plusieurs normes, il doit n’apposer que la marque OLAS faisant référence à l’accréditation par laquelle le rapport ou le certificat est concerné.

 La marque OLAS peut figurer sur :
o les documents informatifs, commerciaux, publicitaires et pages web qui sont, au moins partiellement, en relation avec le domaine couvert par l’accréditation. Les domaines couverts par l’accréditation doivent être clairement identifiés,
o la papier à en‐tête utilisé par un OEC accrédité,
o dans le cas d’une accréditation multisite, où tous les sites ne sont pas accrédités, les documents communs avec en‐tête doivent reprendre à côté ou en dessous de la marque OLAS la liste des sites et des domaines couverts par l’accréditation,
o dans le cas où plusieurs filiales ne sont pas accréditées, les documents communs avec en‐tête doivent reprendre à côté ou en dessous de la marque OLAS la liste des filiales couvertes par l’accréditation.
 La marque OLAS ne peut être utilisée par GALIO & PARTNERS SA que si son logo et/ou sa dénomination figure(nt) sur le document. L’utilisation de la marque OLAS ne signifie pas que l’OLAS soit responsable des décisions relatives aux certifications réalisées.
 La marque OLAS ne peut être apposée sur :
o les documents généraux à en‐tête de l’organisme dont dépend, le cas échéant, l’OEC accrédité,
o les documents émis à la suite d’activités incompatibles avec celles couvertes par le certificat d’accréditation,
o un rapport ou certificat ne mentionnant aucune activité couverte par l’annexe technique (aucune référence à l’accréditation ne doit apparaître),
o les cartes de visite du personnel des entités accréditées,
o sur des produits, équipements inspectés, instruments étalonnés ou autres.
 Dans le cas où le système de management d’un OEC est également certifié par un organisme de certification, le logo de l’organisme de certification ne doit pas être utilisé sur les rapports ou certificats couverts par l’accréditation.
Tout OEC accrédité s’expose à des sanctions en cas de non‐respect des modalités d’utilisation de la marque OLAS.
 L’OLAS notifie à l’OEC accrédité l’obligation de se conformer aux dispositions reprises à l’annexe « A003 – Règles d’utilisation du logo et de la marque d’accréditation OLAS » dans les meilleurs délais.
 Le chef de département de l’OLAS ou son adjoint peuvent, sur base de l’avis du Comité d’accréditation, décider de :
o soumettre l’OEC accrédité à des dispositions complémentaires ou de leur retirer, pour une période déterminée, le droit d’usage de la marque OLAS,
o prononcer un retrait de l’accréditation (comme décrit dans l’information documentée de l’OLAS « P003 – Processus décisionnel »).
 Nonobstant les dispositions reprises ci‐dessus, l’OLAS peut engager les démarches nécessaires auprès des tribunaux pour tout abus d’usage de sa marque.
En cas de résiliation volontaire ou d’un retrait d’accréditation, l’organisme concerné doit prendre les dispositions qui s’imposent pour faire disparaître de tout support, dans un délai maximal d’un mois après la notification, la marque OLAS de même que toute référence textuelle à l’accréditation.
GALIO & PARTNERS SA doit apposer la marque OLAS combinée avec son propre logo. La marque OLAS doit être utilisée de façon à identifier sans ambiguïté le certificateur (GALIO & PARTNERS SA) et l’accréditeur (OLAS).
La marque OLAS peut être remplacée par un texte de référence à condition d’appliquer les différents principes généraux et conditions d’utilisation listés dans ce §.
Le cas échéant, le texte de référence doit être composé comme suit :
« GALIO & PARTNERS SA est accrédité par OLAS sous le numéro d’accréditation (0/000) selon l’ISO/CEI (17021‐1) ».
Les utilisateurs des services couverts par l’accréditation de GALIO & PARTNERS SA (c‐à‐d, les organismes clients certifiés) ne sont pas autorisés à utiliser la marque OLAS et/ou le texte de référence à l’accréditation. GALIO & PARTNERS SA s’engage à respecter cette règle via la signature, pour accord, du formulaire « F001D – Déclaration pour les organismes d’évaluation de la conformité » et à la communiquer à ses organismes clients (via ce présent règlement).

L’OLAS est, notamment, signataire des accords de reconnaissance mutuelle de European co‐operation for Accreditation (EA MLA) pour les organismes de certification de systèmes de management.
GALIO & PARTNERS SA (en tant qu’organisme accrédité) a décidé de ne pas faire référence au statut de signataire du EA MLA de l’OLAS, que ce soit sur ses rapports et/ou certificats émis.
L’OLAS est également, par le biais des accords de reconnaissance mutuelle entre les régions et les organismes internationaux, signataire des accords de reconnaissance mutuelle d’ILAC et d’IAF.

 

§6. Listing des organismes clients certifiés

Un listing des organismes clients certifiés, suspendus, retirés est tenu à jour et en continu par GALIO & PARTNERS SA qui le diffuse, sur demande à l’organisme d’accréditation, OLAS, ainsi qu’aux organismes clients intéressés.
GALIO & PARTNERS SA se réserve le droit d’utiliser et diffuser publiquement, sur tous supports et dans tous médias, ce listing actualisé à la date de diffusion.

 

§7. Confidentialité & Impartialité

GALIO & PARTNERS SA s’engage à conserver la confidentialité de toutes informations obtenues ou générées durant ses activités d’audit et de certification et ce, pour l’ensemble de son personnel en ce compris, ses auditeurs principaux, auditeurs, experts techniques et commission de certification.
GALIO & PARTNERS SA met un point d’honneur à ne jamais divulguer à un tiers des informations relatives à un organisme client certifié (ou encore à une personne en particulier) sans leur consentement écrit.
Dans l’hypothèse où GALIO & PARTNERS SA est tenu par la loi ou autorisé par des dispositions contractuelles (p. ex. avec OLAS) à divulguer des informations confidentielles, il en avise l’organisme client (ou encore la personne en question), sauf si la loi l’interdit.
Toutes informations en lien avec un organisme client, obtenues via d’autres sources que l’organisme client lui‐même (ex. plaignant, autorité de réglementation, …) sont considérées par GALIO & PARTNERS SA comme confidentielles.
GALIO & PARTNERS SA est un organisme de certification impartial et apporte une importance fondamentale à être perçu comme tel.
Pour y parvenir, la sensibilisation au besoin d’impartialité donnée à son personnel est indispensable.
Chez GALIO & PARTNERS SA, la confiance se gagne et se maintient via des décisions fondées sur des preuves tangibles de conformité ou non.
En aucun cas les décisions ne sont faussées par d’autres intérêts ou parties.
Une charte reprenant toutes ces mesures est signée par chaque collaborateur dès son entrée en fonction chez GALIO & PARTNERS SA.
GALIO & PARTNERS SA ne certifie, en aucun cas, le système de management de la qualité d’un organisme de certification autre.
GALIO & PARTNERS SA ne propose ou ne fournit, en aucun cas, des conseils en matière de système de management.
GALIO & PARTNERS SA n’accepte aucune mission de réalisation d’audit interne pour le compte de ses organismes clients certifiés. En complément, un système de management pour lequel GALIO & PARTNERS SA a réalisé un audit interne n’est pas audité dans un délai de 2 ans suivant la fin de cette prestation.
GALIO & PARTNERS SA s’interdit d’effectuer une activité d’audit et de certification d’un système de management d’un organisme client qui a bénéficié de conseils en matière de système de management ou d’audit internes, moins de 2 ans avant la fin des prestations, lorsque sa relation avec l’organisme de conseil constitue une menace inacceptable au regard de son impartialité.
GALIO & PARTNERS SA se refuse à sous‐traiter tout audit de certification à un organisme de conseil en matière de système de management.
GALIO & PARTNERS SA refuse que ses activités d’audit et de certification soient perçues comme liées aux activités d’un organisme de conseil en matière de système de management.

§8. Conditions financières

Le montant dû à GALIO & PARTNERS SA ainsi que les conditions de paiement sont définis dans l’offre contractuelle annexée à ce règlement.
Les prix mentionnés sont en EUROS hors taxes, TVA en sus au taux légal en vigueur à la date de prestation.
Si pour quelque raison que ce soit, la procédure de certification est arrêtée, les prestations réalisées sont dues ou restent acquises à GALIO & PARTNERS SA.
En cas d’audit complémentaire et exceptionnel, des frais supplémentaires sont facturés à l’organisme client selon le barème et les conditions en vigueur au moment de l’exécution de cet audit complémentaire.
Lorsqu’un audit est reporté ou annulé unilatéralement par l’organisme client avant la date préalablement planifiée d’un commun accord, celui‐ci doit s’acquitter de :
• cinquante pour cent (50%) du montant prévu pour l’audit concerné lorsque le délai est inférieur à 5 jours ouvrables ;
• cent pour cent (100%) du montant prévu pour l’audit concerné lorsque le délai est inférieur à 2 jours ouvrables.
Les factures émises par GALIO & PARTNERS SA et relatives à ses prestations sont payables au comptant et dans les 14 jours calendaires de leur date d’envoi aux organismes clients.
Conformément à l’article 1134 du Code Civil, quinze jours après l’échéance, le montant facturé sera majoré de 2% par mois à titre d’intérêts moratoires : la date d’échéance vaut mise en demeure sans sommation conformément aux articles 1139 et 1652 du Code Civil ; il sera dû également en vertu de l’article 1248 du Code Civil, à titre de clause pénale, une indemnité forfaitaire de 15 %avec un minimum de 50 €.
En cas de litige, les tribunaux de « Luxembourg » sont seuls compétents.
En outre et en cas de facture non réglée par un organisme client, GALIO & PARTNERS SA se réserve le droit de suspendre le certificat délivré.

 

§9. Durée offre contractuelle signée

L’offre contractuelle signée entre en vigueur à la date de signature par l’organisme client.
Le certificat émis, après décision de certification rendue par la Commission de Certification, est octroyé pour trois ans.
Cette offre peut être dénoncée moyennant le respect d’un préavis de six mois avant le terme d’échéance par courrier recommandé avec accusé de réception uniquement.
L’acceptation de l’offre contractuelle de renouvellement par l’organisme client vaut reconduction expresse.

 

§10. Réduction du scope, suspension et retrait de certification

L’usage du logo et des certificats émis par GALIO & PARTNERS SA fait l’objet d’un contrôle régulier (et quoi qu’il arrive au minimum lors de chaque audit) et ce dans le but d’en protéger la valeur dans l’intérêt général et celui des organismes clients certifiés.
En cas de constatation illicite, intentionnelle ou non, du logo et/ou du certificat, l’organisme client certifié est contacté afin de prendre les mesures nécessaires pour remédier à l’infraction.
En fonction de la gravité des faits reprochés, la Commission de Certification de GALIO & PARTNERS SA peut décider de suspendre ou retirer le certificat.
La décision quant à la publication de l’infraction est également tranchée.
En outre, l’organisme client certifié peut être passible de poursuites pénales.
La certification d’un organisme client certifié par GALIO & PARTNERS SA peut être suspendue dans les cas suivants et pour une période limitée :
 manquement fréquent ou grave du système de management certifié vis‐à‐vis du respect aux exigences de certification (en ce compris celles liées à l’efficacité) ;
 utilisation abusive de renseignements relatifs à la certification (logo, certificat …) ;

 non‐respect de l’échéancier défini pour la réalisation des audits (surveillance ou renouvellement) durant le cycle de certification ;
 demande volontaire de suspension faite par l’organisme client certifié ;
 conditions de paiement des prestations réalisées non respectées par l’organisme client certifié.
GALIO & PARTNERS SA peut suspendre ou réduire le scope de certification d’un organisme client certifié lorsque la mise en application des actions pour remédier aux non‐conformités n’a pu être vérifiée dans les 3 mois.
Si dans les 3 mois suivants, GALIO & PARTNERS SA n’est pas en mesure de lever une suspension de certificat d’un organisme client certifié, le scope de certification concerné par la non‐conformité est retirer ou réduit.
GALIO & PARTNERS SA retire la certification d’un organisme client certifié lorsque :
 les actions correctives mises en place pour éliminer les non‐ conformités décelées s’avèrent inadaptées ou n’ont pas été réalisées dans les délais prévus ;
 lorsque le retrait est demandé, de manière volontaire, par l’organisme client certifié.
En cas de manquement grave au respect de exigences de la certification pour certains éléments relevant du scope de certification, GALIO & PARTNERS SA peut réduire le scope de certification en vue d’exclure les éléments non‐conformes aux exigences.
Que ce soit dans le cadre d’une décision de réduction, d’un suspension ou encore d’un retrait de certification, GALIO & PARTNERS SA notifie à l’organisme client certifié qu’il doit stopper toute utilisation des certificats et des logos ainsi que cesser toute publicité s’y référant.
En cas de retrait, il est demandé à l’organisme client de détruire son certificat.
Nonobstant la réduction du scope et/ou la suspension et/ou le retrait du certificat, l’intégralité des honoraires souscrits dans l’offre contractuelle signée reste dus et le solde en devient exigible au moment de la dite notification de réduction/suspension/retrait.

 

§11.Résiliation

GALIO & PARTNERS SA a la faculté de résilier de plein droit, sans préavis ni indemnité (au bénéfice de l’organisme client), l’offre contractuelle signée par l’organisme client :
 lorsque l’organisme client est directement ou non impliqué dans des évènements de nature à porter atteinte directement ou non aux intérêts de GALIO & PARTNERS SA ;
 lorsque le certificat est retiré ou non renouvelé ;
 lorsqu’une décision de suspension ou de retrait est prononcée contre l’organisme client certifié ;
 en cas de cessation d’activité de certification par GALIO & PARTNERS SA ;
 en cas d’entrée en vigueur d’une norme nationale, internationale ou d’une directive européenne ayant une influence sur l’offre contractuelle signée par l’organisme client.
Toute résiliation d’une offre contractuelle signée entraîne le retrait du certificat.
Toute résiliation d’une offre contractuelle signée par un organisme client et non motivée par une absence de respect de obligations, manifeste et entrainant de graves préjudices pour l’organisme client, de GALIO & PARTNERS, entraîne un renoncement des montants déjà préalablement versés par l’organisme client, le paiement de la totalité des montants restants dus mentionnés dans l’offre contractuelle signée, le tout majoré d’une indemnité forfaitaire de trois mille euros (3000€).

 

§12.Envoi de document par la poste

Toute demande d’envoi de document par la poste sera facturée avec un minimum de 15€ HTVA. Les demandes par voie électronique restent gratuites pour toutes demandes ne dépassant pas 15 minutes de génération, si votre demande engendre un temps dépassant 15 minutes, une prestation sera facturée au client sur base d’un taux horaire.

 

 PROCESSUS DE CERTIFICATION

1.      Soumission d’une demande de certification par un organisme

 

Tout organisme intéressé par les services de GALIO & PARTNERS SA pour assurer la certification de son(ses) système(s) effectue une demande (e‐mail ; téléphone ; formulaire de demande d’offre de certification).

Le formulaire de demande d’offre de certification complété par l’organisme demandeur et les autres documents demandés (p.ex. organigramme, liste processus,…) sont transmis à GALIO & PARTNERS SA afin qu’une offre contractuelle soit rédigée (en tenant compte des notes IAF et/ou OLAS permettant notamment de déterminer le nombre d’hommes‐jours à prévoir).

L’offre contractuelle (reprenant la(les) norme(s) applicable(s), l’(es) entité(s) concernée(s), le périmètre de certification, les temps d’audit et les tarifs) est communiquée à l’organisme demandeur.

En cas d’accord, l’organisme retourne l’offre contractuelle signée ainsi que le règlement de certification annexé.

Possibilité d’un préaudit (optionnel) préalable à la certification initiale

Le pré‐audit est une évaluation factuelle relative à l’état de préparation du système au regard des exigences du référentiel.

Le pré‐audit fait l’objet d’un plan d’audit avec la date, la durée (maximum 1/3 de la durée de l’audit de certification initial) ainsi que l’identification de l’équipe d’audit compétente désignée.

Le pré‐audit est réalisé sur site et fait l’objet d’un rapport identifiant clairement les manquements décelés en vue d’être conforme aux exigences du référentiel.

Il est à noter que le pré‐audit est basé sur un processus d’échantillonnage des informations disponibles. Des manquements peuvent donc exister sans avoir été décelés.

 

2.      Gestion et préparation de la certification initiale / réalisation des audits

 

À la réception de l’offre contractuelle signée, l’équipe d’audit est désignée en fonction des compétences nécessaires pour la mission.

L’équipe d’audit est composée d’un ou plusieurs auditeurs (auditeur principal, un ou plusieurs auditeurs et un expert technique si nécessaire) et ce en fonction de la taille et de la complexité de l’organisme client.

Un audit de certification initial est mené en 2 phases (1re phase et 2nd phase).

La 1re phase de l’audit de certification a pour objectif de vérifier que toutes les exigences du référentiel sont rencontrées.

Afin de préparer sa mission, l’équipe d’audit prend connaissance des documents transmis par l’organisme client. Un plan pour la 1re phase de l’audit de certification (reprenant notamment la date, la durée, l’identification de l’équipe d’audit, les processus et les fonctions auditées) est élaboré et transmis à l’organisme client.

La 1re phase de l’audit de certification débute par une réunion d’ouverture permettant à l’équipe d’audit de se présenter et d’exposer le déroulement de la certification.

La revue documentaire est ensuite effectuée en s’assurant de l’implémentation correcte du système (p. ex. identification des processus, SWOT, analyse des risques, politique, objectifs définis, respect des exigences réglementaires et légales, traitement des plaintes, audits internes et revue de direction planifiés et réalisés). À la fin de l’audit, le plan pour la 2nde phase de l’audit est établi.

Les manquements constatés et qui doivent être traités avant la 2nd phase sont exposés, lors de la réunion de clôture, par l’équipe d’audit.

Le rapport rédigé ainsi que le plan pour la seconde phase sont transmis à l’organisme client dans les 7 jours ouvrables.

La 2nd phase de l’audit de certification débute par une réunion d’ouverture permettant à l’équipe d’audit de se présenter, mais aussi de confirmer le plan d’audit prévu et, au besoin, de l’ajuster.

Durant la 2nd phase de l’audit de certification, l’équipe d’audit s’assure sur base d’entretiens avec les personnes impliquées dans les processus que le système décrit est réellement mis en application et est efficace et en vérifiant entre autres :

  • les informations et preuves de conformité vis‐à‐vis de toutes les exigences du référentiel,
  • Maîtrise opérationnelle des processus,
  • Audits internes et revues de direction,
  • Revue des performances du système relatives à la satisfaction des exigences réglementaires, légales et contractuelles,
  • Surveillance, mesure et revue des performances relatives aux objectifs de performance,
  • Engagement de la direction vis‐à‐vis des politiques,

 

Un résumé des manquements constatés (Non‐Conformités) ainsi que des points positifs et d’attention est exposé par l’équipe d’audit lors de la réunion de clôture.

L’équipe d’audit clôture en émettant sa recommandation quant à la certification.

L’équipe d’audit rédige un rapport d’audit reprenant les coordonnées de l’organisme client, le périmètre d’application de la certification, l’identification des processus et des personnes audités, les manquements constatés (non‐conformités), les points d’attention et positifs ainsi que la conclusion et la recommandation de l’équipe d’audit vis‐à‐vis de la Commission de Certification.

Le rapport est rédigé par l’équipe d’audit dans les 7 jours ouvrables et transmis à l’organisme client dans les 15 jours ouvrables (à compter de la réception du plan d’actions acceptable pour remédier aux non‐conformités décelées).

{Remarque 1}

Les non‐conformités identifiées durant un audit sont classées en 2 catégories : Majeures et Mineures.

Nonconformité Majeure :

Non‐satisfaction d’une exigence qui affecte la capacité du système de management à atteindre les résultats escomptés comme p.ex. :

  • absence de documentation essentielle ou de mise en œuvre d’une ou de plusieurs exigences du référentiel ;
  • manquement significatif vis‐à‐vis des exigences spécifiques du référentiel ;
  • absence ou plan inadapté ou manque de moyens pour atteindre les objectifs fixés ou tout autre résultat escompté ;
  • non‐respect de la législation ;
  • usage abusif des logos et certificats ;
  • accumulation de non‐conformités mineures mettant en cause l’efficacité du système.

Nonconformité mineure :

Non‐satisfaction d’une exigence qui n’affecte pas la capacité du système de management à atteindre les résultats escomptés comme p. ex. :

  • documentation ou mise en œuvre incomplète d’une ou plusieurs exigences du référentiel qui ne met pas en danger le fonctionnement du système ;
  • existence d’un manquement qui n’empêche pas le bon fonctionnement du système ;
  • manque de preuves de la conformité d’une partie du système vis‐à‐vis du référentiel ;
  • accumulation de remarques qui n’empêche pas le bon fonctionnement du système.

L’organisme client doit transmettre son plan d’actions, pour remédier (dans un délai raisonnable et adapté) aux non‐ conformités décelées, dans les 14 jours calendrier.

 

En cas de non‐conformité majeure (NCM) :

Si ce plan n’est pas accepté par l’Équipe d’audit, l’organisme client doit en établir un nouveau acceptable.

L’efficacité de ce plan est alors vérifiée lors d’un audit de révision, qui doit être fixé, au plus tard, dans les 3 mois

Si les résultats sont négatifs, le certificat est alors retiré.

En cas de non‐conformité mineure (NCm) :

Si ce plan n’est pas accepté par l’Équipe d’audit, l’organisme client doit en établir un nouveau acceptable.

L’efficacité de ce plan est vérifiée lors du prochain audit de surveillance.

{Remarque 2}

Les 1re et 2me phase de l’audit de certification peuvent être réalisées en même temps.

 

 

 

3.      Gestion et préparation de la surveillance annuelle / réalisation des audits

 

L’audit de surveillance est un audit sur site planifié annuellement et qui prend en considération les modifications survenues durant l’année.

En règle générale et par défaut, 2 audits de surveillance sont prévus sur le cycle de certification.

{Remarque 1}

Le premier audit de surveillance doit être effectué dans les 12 mois qui suivent la date de décision de la certification.

L’audit de surveillance est mené de manière identique à celle de l’audit de certification.

L’audit de surveillance fait donc également l’objet d’un rapport rédigé par l’équipe d’audit dans les 7 jours ouvrables et transmis au client dans les 15 jours ouvrables (à compter de la réception du plan d’actions acceptable pour remédier aux éventuelles non‐conformités décelées).

{Remarque 2}

Lorsque des manquements pouvant mettre en péril le fonctionnement du système de management concerné par la certification sont identifiés, GALIO & PARTNERS SA peut décider de mesures allant jusqu’à la suspension voir le retrait du certificat.

{Remarque 3}

Des audits de révision (complémentaires) peuvent être planifiés en cas :

  • de modification(s) importante(s) du système de management (nouvelles activités, …),
  • de suspension à la suite de non‐conformités Majeures constatées lors d’audits de surveillance,
  • d’incident sérieux en lien avec la sécurité et/ou la santé (accident grave),
  • de plaintes émises (par une tierce partie),
  • de non‐respect sérieux de la législation,
  • de l’usage abusif des logos et autres

Ces audits de révision, de par leur nature, doivent être réalisés avec un préavis très court. De ce fait, et en l’absence de possibilité d’objection par l’organise client, GALIO & PARTNERS SA s’assure d’apporter un soin particulier à la désignation de l’équipe d’audit.

Si lors de ces audits de révision, la résolution des manquements n’est pas actée, le retrait du certificat peut être décidé ou selon les cas, une réduction du périmètre de certification.

 

  1. Gestion et préparation du renouvellement de certification / réalisation des audits L’audit de renouvellement de certification est un audit basé sur le même processus que celui d’un audit de certification initiale et qui doit être réalisé dans les 2 mois avant la date d’échéance du certificat.

Dans le cas d’un audit de renouvellement, le plan d’audit est établi en prenant en considération la connaissance, la complexité et le niveau d’efficacité du système de management ainsi que des résultats des audits précédents.

 

5.      Commission de Certification

 

Les membres désignés pour la Commission de Certification vérifient la documentation communiquée mais également :

  • si l’argumentaire repris dans le(s) rapport()s est(sont) suffisant(s) pour s’assurer que le système est en place, efficient et maintenu, qu’il répond aux exigences du système, qu’il tient compte de la réglementation applicable et qu’il permet d’atteindre les objectifs ;
  • la clôture des non‐conformités majeures ;
  • que les non‐conformités mineures ne mettent pas en cause le fonctionnement des systèmes et que les plans d’actions présentés pour y remédier sont pertinents ;
  • que les auditeurs sont qualifiés pour la(les) activité(s) certifiées ;
  • que les durées des temps d’audit sont respectées comme décrit dans la PROREC00 « Revue de Contrat » ;
  • que le(s) rapport(s) est(sont) rédigé(s) conformément aux procédures en vigueur ;
  • que le scope/périmètre de la certification n’a pas été modifié pendant la période de validité du certificat ;
  • si l’émission d’un nouveau certificat est nécessaire ou

Si des explications sont nécessaires pour la bonne compréhension, elles sont transmises à l’équipe d’audit. Si les réponses ne sont pas jugées suffisantes, le certificat ne sera pas octroyé ou prolongé.

Les certificats en cours peuvent être suspendus ou retirés.

L’équipe d’audit devra mentionner les conclusions et la recommandation du rapport.

Lorsqu’accordé par la Commission de Certification, le(s) certificat(s) est(sont) établi(s) à la date de cette Commission, signé(s) par le Directeur Opérationnel et transmis à l’organisme client.

Un certificat est émis à la date de la Commission de Certification et pour une période de 3 ans moins 1 jour.

 

  1. 6. Demande d’extension du périmètre de certification faite par un organisme client

Tout organisme client certifié par GALIO & PARTNERS SA peut introduire, par écrit et durant la période de validité du certificat, une demande d’extension de son scope/périmètre de certification.

En fonction de sa nature et de sa complexité, une demande d’extension reçue fait l’objet d’une évaluation et d’une approbation par GALIO & PARTNERS SA.

Différents types d’évaluation existent en fonction de la demande d’extension :

 

  • administrative: révision des documents de certification effectuée par le Gestionnaire de Dossiers (avec appel à l’équipe d’audit si nécessaire). Cette évaluation s’effectue uniquement lorsque les nouvelles activités sont déjà couvertes par les dispositions organisationnelles et techniques utilisées par l’organisme client certifié;

 

  • documentaire: révision des documents de certification effectuée par l’équipe d’audit. Cette évaluation s’effectue lorsque les nouvelles activités sont déjà couvertes par les dispositions organisationnelles et techniques utilisées par l’organisme client certifié, mais qu’une vérification d’aspects techniques spécifiques doit être réalisée.

Pour ce type d’évaluation, l’émission d’une nouvelle offre spécifique peut être nécessaire en fonction de la complexité.

 

  • sur site: lorsque l’extension demandée ne peut être couverte par les 2 évaluations citées ci-dessus.

Ce type d’extension peut, notamment, porter sur :

  • extension du périmètre à une (ou plusieurs) autre(s) division(s) de l’organisme client;
  • extension du périmètre à des sièges d’exploitation géographiquement séparés.

Pour ce type d’évaluation, l’émission d’une nouvelle offre spécifique est nécessaire.

Pour autant que le programme initial ne soit pas affecté, une visite d’extension peut être combinée à une visite de surveillance ou encore de renouvellement.

 

Lorsqu’une demande d’extension est évaluée positivement par la Commission de Certification, les documents relatifs à cette certification sont mis à jour, mais sans modifier la date de validité du certificat, ni le programme d’audits du cycle en cours.

 

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